Jobba smartare – inte hårdare

“Time is non-refundable,
use it with intention”

Work smarter,
Not harder.

Okänd

Jobba smartare – inte hårdare

Meningen med livet är inte att du ska jobba ihjäl dig. Personligen tycker jag att det är mycket mer tilltalande att arbeta smartare och mindre, för få tid över till annat. Du håller säkert med om det. Men hur går det till?

Distraktioner
Tyvärr finns det så mycket som distraherar oss och det värsta är att vi knappt märker det. Blir du störd mitt i en arbetsuppgift, kan du inte fortsätta direkt där du slutade, utan du måste orientera dig tillbaka dit du var och sedan ta vid på nytt.

Det är svårt att bedöma om distraktionen tog 10 minuter eller 1 timme MEN när vi summerar ihop tiden för en vecka blir det skrämmande mycket.

Prioritera dina arbetsuppgifter hårdare

Vad är viktigt och brådskande, alltså vad måste göras nu. Rangordna dina arbetsuppgifter så att du börjar med det mest akuta och minimerar din stress.

Vissa arbetsuppgifter är faktiskt varken viktiga eller brådskande, då kan du stryka dem om du inte har tid.

Femmålsregeln

Har du för många arbetsuppgifter som hänger över dig, är det lätt att du tappar sugen. Du hinner inte lösa dem och börjar skjuta fram - och i värsta fall upp dem.

Sikta på att lösa 5 uppgifter varje dag och arbeta tills du har löst dem. Med tiden lär du dig att välja en bra mix av arbetsuppgifter som fungerar. Jag brukar begränsa hur lång tid de ska ta och vilka uppgifter jag ska ha löst innan lunch också, för att styra upp min planering ytterligare.

Använd Pomodorotekniken

Att bara jobba på utan pauser sänker din produktivitet i långa loppet. Om du däremot jobbar i mindre block blir du mer effektiv.

Jobba i 20–25 minuter och ta sedan en paus på 5–10 minuter. Kliv upp och sträck på dig, drick vatten, gå på toaletten eller vad du behöver göra. Sedan kör du ett pass på 20-25 minuter igen.

Planera din tid realistiskt

Planera inte för att arbeta fokuserat i 8 timmar varje dag. Du behöver planera in raster, lunch, toalettbesök, mammas telefonsamtal, oförutsedda händelser som att en kund som ringer eller ett program krånglar.

Det här är den mest värdefulla punkten jag arbetar med, för på så sätt har jag inte dåligt samvete om jag till exempel tar en långpromenad för att få inspiration och det finns luft i min planering för att lösa akuta uppgifter som trillar in.

Undvik störningsmoment

Det är bevisat att sociala medier, meddelanden och notifikationer är de främsta orsakerna till låg produktivitet. Avsätt tid när du ska hantera dem och håll dig till det.

Som jag skrev tidigare och du blir avbruten mitt i en uppgift tappar du röda tråden och behöver ställtid för att komma igång igen.

Testa att sätta på flygplansläge när du ska arbeta fokuserat, så du slipper störningsmoment. Gör det i cirka 2 timmar varje dag under 1 vecka och utvärdera hur det fungerar för dig.

Outsourca

Du behöver dessutom inte lösa alla arbetsuppgifter i ditt företag själv. Har du möjlighet kan du leja bort arbetsuppgifter som du inte hinner med, inte är bra på eller tycker är tråkiga.

Det finns företag som sköter ekonomi, städar, löser administrativa uppgifter, sköter marknadsföringen, tar säljuppdrag mm. Kan du frigöra tid för att göra det du är bra på eller för att vara ledig är det ju verkligen värt pengarna, eller hur?

Checklista för att jobba smartare:

• Prioritera dina arbetsuppgifter
• Femmålsregeln
• Pomodoroteknik
• Realistisk planering
• Undvik störningsmoment
• Lej bort

Mitt bästa tips till är att införa en punkt i taget. Går det bra växlar du upp med ytterligare en punkt. Ganska snart kommer du att märka skillnad och få mer tid över till annat 🧡